Qualidade de dados a cem por cento é um mito. Comecei mais uma vez com uma afirmação que faço muitas vezes e poderá ser perturbadora, mas considero ser um principio fundamental para conseguirmos obter a melhor qualidade de dados possível. E é essa mesma percepção que deve ser o ponto de partida que precisamos para realmente alcançar uma melhor qualidade dos dados. A segunda percepção é que, sem o compromisso de toda a empresa, a qualidade dos dados fica quase uma causa perdida. A terceira percepção é que é necessário ter e usar todas as ferramentas disponíveis para melhorar os níveis de qualidade dos dados e continuar sempre a usá-las.

Porque é que a qualidade dos dados é importante?

Um pouco ciclicamente vamos ouvindo que a qualidade dos dados é importante porque é fundamental para o CRM,  porque é fundamental para o BI,  porque é fundamental para o BIG DATA, porque é fundamental para o MDM, ... mas na realidade, muitas vezes opta-se pela implementação destes grandes projectos sem a ajuda de ferramentas de qualidade de dados. Sem estas ferramentas é quase o mesmo que querer entrar em competição, mas não querer gastar dinheiro em preparadores físicos. Existe quase tudo para ganhar, a técnica, o conhecimento, a táctica, agilidade e até muita vontade. Mas quando se inicia a competição as coisas até se iniciam bem, mas passado algum tempo começam a notar-se as dificuldades. 

Na utilização dos dados das empresas é precisamente a mesma coisa. Se olharmos para os dados do ponto de vista do "treinador" dos dados, normalmente eles até estão bem, o pior é quando os dados são necessários para o envio por exemplo das declarações do IRS. Aí as coisas começam a não parecer já tão bem assim, porque foram devolvidas muitas cartas. Ou quando tentamos saber quantos cliente únicos existem na realidade. Com algumas perguntas facilmente chegamos à conclusão que o CRM não está a ter is resultados esperados, que os relatórios do BI não são bem iguais à percepção existente pelo negócio, que quando necessitamos de Small data do Big Data não se consegue ter os dados pretendidos, ou que o MDM afinal tem vários dados mestre em vez de ter apenas um Golden Record.

Tal campanhas de marketing para os clientes e prospects existentes são sempre apenas tão boas quanto os dados em que elas se baseiam. Por exemplo, se os seus dados estão desactualizados, as suas campanhas serão incorretamente endereçadas e enviadas para a pessoa errada dentro de uma organização. Isto não só desperdiça tempo e dinheiro, mas também tem o potencial de prejudicar a sua reputação comercial. O que pensaria se já estivesse num cargo há mais de um ano e ainda estivesse a receber convites dirigidos à pessoa que substituiu? O que pensaria se recebesse esses convites em duplicado ou triplicado?

Com os dados de negócios a mudar a um ritmo rápido e com taxas de redução de negócios, manter os seus dados limpos e actualizados pode ser difícil. No entanto, se poder manter essas taxas de decomposição, no mínimo, será recompensado com campanhas mais direcionadas, reduzindo custos e melhorando o retorno sobre o investimento.

1 . Seja realista

A chave para melhorar a qualidade dos dados é entender antes de tudo que os seus dados nunca vão ser tão bons quanto pensa que são. Não existe tal coisa como 100 por cento de dados precisos. Depois de ver a verdade sobre os dados, pode ver os pontos fracos e entender quais os passos que precisa tomar para melhorar os seus níveis de qualidade dos dados.

2 . Defina a propriedade

Se a qualidade dos dados é de responsabilidade do marketing, vendas , atendimento ao cliente ou mais ou menos toda a gente dentro de sua organização, então não existe nenhuma responsabilidade - está a faltar compromisso.

Para a qualidade de dados ter hipótese real de vingar, o compromisso tem de vir de cima e de ser atribuído a um indivíduo nomeado - quanto mais alto da "cadeia alimentar" melhor.  Mais que um projecto a qualidade de dados deveria ser um departamento, com um responsável.

3 . Receba os processos correctamente

Já ouviu o "ditado" "entra lixo, sai lixo"? Quando se trata de qualidade de dados, precisa para ter os melhores processos para garantir que todos os dados capturados são recolhidos e armazenados de forma consistente.

Normalmente os dados vêm de muitas fontes diferentes, por isso é essencial que esta informação seja sempre adicionada nas suas base de dados num formato correcto. Isso pode ser tão simples como garantir que todos os campos relevantes são inseridos, como o nome do contacto, o endereço, incluindo o código postal correto e número de telefone. Se houver informação em falta, deve ser verificada e adicionada. Este é sempre o ponto fundamental onde se pode com menores custos assegurar a qualidade dos dados. É nesta fase que ao estar em contacto com o cliente, podemos dissipar duvidas, evitando que entrem no sistema, porque depois desta fase, já só com custos muito elevados poderemos reverter a falta de qualidade dos dados.

4 . Gerir as interações com clientes

Todos os contactos que ocorrem dever ser tomados em consideração quando uma empresa considera esses contactos de negócios como parte dos processos de negócios regulares. Estes contactos proporcionam oportunidades para a aquisição de novos dados, para a qualificação dos contatos existentes, adicionando informações complementares aos seus registos, a verificação ou atualização dos dados existentes. Eles oferecem uma proteção importante contra o atrito dos dados. Deve considerar todos esses contactos dentro dos seus processos de negócios, onde eles ocorrem e como a oportunidade pode ser maximizada.

5 . Auditoria aos seus dados

Auditorias de dados são uma boa maneira de verificar se os dados que tem, como actualizar e que lacunas precisa para preencher. A auditoria de dados também ajuda a identificar que partes dos seus processos de dados estão a funcionar e quais precisam de atualização. Por exemplo, onde estão a ser criados os erros? É quando as informações estão a ser introduzidas, ou os erros resultam da falta de formação?

De qualquer forma, é importante identificar onde os erros ocorrem, de modo que os processos possam ser corrigidos para evitar os erros que ocorrem em primeiro lugar - de modo que os dados estejam correctos logo na primeira vez que são adicionados.

Auditorias de dados podem ser realizadas tanto interna como externamente, e em combinação. Por exemplo, fornecemos "exames de saúde" gratuitos de dados para que possa verificar a qualidade dos dados. Com o relatório do "exame de saúde" completo poderá entender algumas das questões que estão presentes nos seus dados, pode então, utilizar fontes de dados internas e externas para melhorar a formatação dos seus dados e para combinar e melhorar os seus dados. 

6 . É melhor prevenir do que remediar

É mais rentável e eficiente para manter seus dados logo no ponto de entrada ao invés de efectuar uma revisão a cada dois anos, quando eles já vão estar completamente desactualizados, obrigando assim a um esforço humano e financeiro muito grande para a sua actualização.

Também é importante compreender a qualidade dos dados no contexto de como os dados são para ser usados ​​e como eles são recolhidos em primeiro lugar. Qualidade para uma finalidade não significa qualidade para outra. Por exemplo, a recolha e uso de endereços de uma sede de uma companhia só pode ser útil num contexto, mas não se os detalhes que realmente interessam são os de algum departamento especifico que está fisicamente em outro local.

Nos próximos posts irei detalhar cada um dos diferentes problemas e formas de os resolver.